“疫情”危機下遠(yuǎn)程辦公的道與術(shù)
2020年的春節(jié)注定不平凡，本是闔家團(tuán)聚的日子，卻被一場由新型冠狀病毒引起的肺炎肆虐全國。在假期即將結(jié)束之際，相信很多企業(yè)的小伙伴都接到了延后復(fù)工的通知，并且很多企業(yè)均鼓勵在家辦公，以保障大家的健康安全，如今你做好了在家辦公的準(zhǔn)備嗎？
落地在家辦公的挑戰(zhàn)不是技術(shù)，而在于管理問題，防御新型肺炎或成為落地在家辦公的契機。但是國內(nèi)在家辦公并不多見，僅限于媒體、銷售等個別行業(yè)。在眼下嚴(yán)重的疫情面前，在家辦公成了確保防疫、承擔(dān)企業(yè)社會責(zé)任、又兼顧企業(yè)日常運營的主要工作方式。防御新型肺炎或倒逼企業(yè)遠(yuǎn)程協(xié)同，成為落地在家辦公的契機。
在家遠(yuǎn)程辦公的“道”
說到在家辦公，其實早已悄然在我們身邊生根發(fā)芽，尤其是遠(yuǎn)程協(xié)作辦公也正在成為一個新的趨勢。隨著辦公協(xié)同軟件及工具的發(fā)展，遠(yuǎn)程辦公在技術(shù)上已不存在任何的障礙。但是雖然在家辦公在形式上非常簡單，但是遠(yuǎn)程辦公仍然存在很多痛點，比如生活/工作狀態(tài)難切換、溝通協(xié)同效率低、員工管理困難等。
遠(yuǎn)程協(xié)作辦公不同于在辦公室上班。在遠(yuǎn)程辦公中我們和上級的溝通頻率會大幅度減少，這讓熟悉在傳統(tǒng)辦公室內(nèi)工作的你，很難短時間保障工作的順利開展，并可能影響到工作效率，那么該如何更好地參與到遠(yuǎn)程協(xié)作辦公中呢？
1、制定目標(biāo)很重要
家中舒適的氛圍很容易讓你喪失多年養(yǎng)成的職場冷靜自律的習(xí)慣，所以從一開始我們就要和上級充分溝通，明確自己的工作目標(biāo)，從而更好的利用時間在家辦公。除了明確目標(biāo)外，我們還需要了解都按上級的工作期望值，諸如是否需要實時在線工作？是否可以承擔(dān)額外工作？當(dāng)與上級溝通結(jié)束后，最好將溝通結(jié)果發(fā)與上級確認(rèn)，以便后續(xù)工作的高效開展。
2、保持規(guī)律的總結(jié)匯報
由于在家辦公，企業(yè)內(nèi)你的上級并不能像在傳統(tǒng)辦公室內(nèi)一樣，抬眼就能看到你的工作內(nèi)容和困難，此時遠(yuǎn)程協(xié)作辦公也就需要我們更加積極的總結(jié)匯報。在遠(yuǎn)程工作中，我們更要及時與上級進(jìn)行頻繁的溝通，如果每周能有一次較為正式的工作匯報，那就再好不過了。該匯報可以包括做了什么、有什么成果、遇到什么困難、需要得到怎樣的幫助支持，最后是下一階段的工作計劃和目標(biāo)。
3、完善會議規(guī)則
為了讓會議更加高效，首先我們要完善會議規(guī)則。盡量開展小型會議，比如5人左右，會議時間控制在30分鐘以內(nèi)，在開會前會議組織者應(yīng)當(dāng)發(fā)出會議日程，讓每個與會人員都了解自己在會議中的角色和貢獻(xiàn)。
4、借助視頻會議提升溝通效率
在遠(yuǎn)程協(xié)作辦公中，借助視頻會議的形式可以大幅度提升會議中的溝通效率。讓與會的每個人都打開攝像頭，可以清晰的看到每個與會者臉上的表情，是遠(yuǎn)程協(xié)作中提升凝聚力和參與度的好方法。
5、借助協(xié)助工具來管理會議內(nèi)容
在會議中我們往往需要進(jìn)行內(nèi)容的實時分享，同時也需要和與會者展開文字聊天和文件分享，所以說在會議中我們就需要使用便捷的工具把行動計劃分配給每個人并做到自動提醒。也就是說越是遠(yuǎn)程辦公，就越要盡可能使用一些減輕工作量的自動化工具。
6、保證溝通當(dāng)中的企業(yè)數(shù)據(jù)安全
眾所周知，遠(yuǎn)程協(xié)作辦公確實可以大幅度提升辦公的效率，但令人擔(dān)憂的仍然還是數(shù)據(jù)的安全問題。說到數(shù)據(jù)安全，在這點上無論是公司還是個人都應(yīng)該做足功課，意識到數(shù)據(jù)安全的重要性，正確評估出最為合適自己的工具平臺和方式方法，不要讓重要和敏感的信息流傳到互聯(lián)網(wǎng)上。
7、積極使用多人協(xié)作
在安全的基礎(chǔ)之上，將文檔上傳到團(tuán)隊統(tǒng)一管理的云平臺，展開協(xié)同編輯是一種高效的辦公方式。但在這個過程中，也一定要做好文檔的管理，讓大家不會因為這種新的工作方式而產(chǎn)生困擾。
了解到這些硬核的小技巧后，相信可以幫助你大幅度提升在家遠(yuǎn)程辦公的效率，這樣工作的質(zhì)量和進(jìn)度也不會因為工作模式的轉(zhuǎn)變而受到影響。
在家遠(yuǎn)程辦公的“術(shù)”
遠(yuǎn)程辦公最重要的是什么？答案是工具！通信技術(shù)的高速發(fā)展，讓企業(yè)協(xié)作產(chǎn)品也多樣化，比如視頻會議系統(tǒng)以及即時通信平臺等。一款企業(yè)級日常協(xié)同工具，可以滿足各部門間交流需求、溝通協(xié)調(diào)和政策傳達(dá)工作，成就高效業(yè)務(wù)融合和工作流聯(lián)通，支撐起客戶業(yè)務(wù)管理、渠道和供應(yīng)鏈管理、文化建設(shè)、協(xié)同辦公等多種業(yè)務(wù)場景，為遠(yuǎn)程辦公的順利實現(xiàn)提供重要保障。
在疫情期間，包括釘釘、企業(yè)微信、華為Welink等都宣布，為用戶免費提供視頻會議、即時通訊、打卡、審批等產(chǎn)品功能，以保障企業(yè)組織、教育醫(yī)療和政府機構(gòu)“在線辦公”需求。下面我們按照協(xié)同辦公、視頻會議、文檔協(xié)同三大類整理了遠(yuǎn)程辦公工具清單，大家可以根據(jù)實際需求選擇。
協(xié)同辦公
一、釘釘
釘釘是阿里巴巴集團(tuán)打造的溝通和協(xié)同的多端平臺，幫助中國企業(yè)通過系統(tǒng)化的解決方案（微應(yīng)用），提升溝通和協(xié)同效率。
疫情期間政策：根據(jù)對超過1000萬家企業(yè)組織辦公情況和問題的調(diào)研，釘釘發(fā)布了支持“在家辦公”的全套免費解決方案。其主要功能包括遠(yuǎn)程視頻會議、保障企業(yè)組織疫情期間消息精準(zhǔn)觸達(dá)的DING功能、日程共享、任務(wù)協(xié)同、在線文檔協(xié)同、遠(yuǎn)程打卡功能等。
其中作為遠(yuǎn)程協(xié)同剛需的視頻會議，釘釘已免費升級至102方，且免費開放不限時，最高可申請支持302方同時參與。據(jù)了解，目前已經(jīng)有超過600萬家企業(yè)組織在疫情期間調(diào)用釘釘?shù)木W(wǎng)上辦公產(chǎn)品用于遠(yuǎn)程協(xié)同，其中視頻會議是主需求。
二、企業(yè)微信
企業(yè)微信是騰訊微信團(tuán)隊打造的企業(yè)通訊與辦公工具，具有與微信一致的溝通體驗，豐富的OA應(yīng)用，和連接微信生態(tài)的能力，可幫助企業(yè)連接內(nèi)部、連接生態(tài)伙伴、連接消費者。
疫情期間政策：企業(yè)微信將視頻會議人數(shù)提升到300人，支持企業(yè)隨時隨地發(fā)起百人音視頻會議。
此外，企業(yè)微信在其發(fā)布的免費遠(yuǎn)程高效辦公指南中還介紹了幾個便于遠(yuǎn)程辦公的免費能力，包括：
1、全員群支持最高10000人即時溝通，進(jìn)行4G的大文件傳輸;
2、一鍵發(fā)送公告，無論是延遲上班、值班安排還是疫情動態(tài)，都可以迅速傳遞給員工;
3、支持多人線上協(xié)同編輯，并支持設(shè)置打開和編輯權(quán)限，保障文檔安全;
4、上傳工作文件到微盤，文件在云端實時同步，可隨時隨地打開最新版本。
三、華為云WeLink
華為云WeLink是面向政企用戶的智能工作平臺，支持實時互動溝通、高效協(xié)作、聯(lián)接各種智能終端、沉淀企業(yè)智力資產(chǎn)等。用戶可以隨時、隨地、通過各類終端設(shè)備（手機、電腦、平板、電子白板等）實現(xiàn)協(xié)作辦公。
疫情期間政策：1000用戶以下的單位可以在線免費開通，支持100方實時在線會議，同時還為企業(yè)免費開放50G的企業(yè)云空間，助力企業(yè)高效遠(yuǎn)程協(xié)同辦公。
1月29日，針對疫情影響，華為云WeLink正式上線“健康打卡”功能，并向所有企業(yè)和組織免費開放，幫助企業(yè)共抗疫情防控戰(zhàn)役，協(xié)助企業(yè)快速了解員工去向以及身體健康狀態(tài)。通過該功能,企業(yè)員工可以手機在線快速提交個人健康狀況；企業(yè)管理員可以實時統(tǒng)計員工出行信息，統(tǒng)一查看、導(dǎo)出員工健康數(shù)據(jù)，及時防控疫情。
華為云WeLink視頻會議只需點擊一個鏈接，就可以讓員工、客戶及供應(yīng)商等通過手機、Pad、PC等多終端進(jìn)行視頻會議，實時共享屏幕，多終端實時標(biāo)注，獲得“面對面”的溝通體驗，并且支持會議紀(jì)要自動轉(zhuǎn)文字，掃碼發(fā)送紀(jì)要到郵箱。
通過華為云WeLink，企業(yè)員工可以一句話直達(dá)找人、找郵件、預(yù)定差旅、報銷費用、充值卡包等百種服務(wù)。另外，華為云WeLink還提供7種語言的消息翻譯與文檔翻譯，不僅可以將所有語言自動轉(zhuǎn)換成母語，而且一鍵翻譯，準(zhǔn)確率高。
四、飛書
飛書是一站式的溝通與協(xié)作平臺，將即時溝通、日歷、在線文檔、云盤、應(yīng)用中心等功能整合在一起，提升企業(yè)協(xié)同工作的效率。
疫情期間政策：2020年1月28日至5月1日期間，飛書將為所有用戶免費提供遠(yuǎn)程辦公協(xié)作等商業(yè)版服務(wù)，并且所有在此期間注冊申請的湖北地區(qū)醫(yī)院、學(xué)校、公益機構(gòu)等組織，可享有長達(dá)三年的飛書商業(yè)版免費服務(wù)。據(jù)了解，此次飛書提供的免費服務(wù)包括但不限于：商業(yè)版完整辦公套件、不限時長的音視頻會議、無限量在線文檔、審批管理等。此外，在1月30日，飛書還上線了健康管理服務(wù)，并向?qū)W校、企業(yè)等組織免費開放，幫助其實現(xiàn)疫情監(jiān)測的數(shù)據(jù)化管理。
五、蘇寧豆芽
蘇寧豆芽是蘇寧自主研發(fā)的一款協(xié)同聊天工具軟件協(xié)同辦公平臺，可幫助企業(yè)內(nèi)或企業(yè)間進(jìn)行即時的、遠(yuǎn)程的、高效的辦公協(xié)同。
疫情期間政策：1月28日，蘇寧科技宣布向全社會企業(yè)及組織免費開放一體化協(xié)同辦公平臺，助力企業(yè)遠(yuǎn)程辦公和協(xié)同工作。蘇寧豆芽開放的功能包括即時消息、群組管理、音視頻在線會議、企業(yè)宣傳與服務(wù)號、OA移動流程起草與審批、工作日程與適時提醒、虛擬團(tuán)隊與生態(tài)圈協(xié)作等。據(jù)了解，免費開放時間截止到2020年12月31日。
視頻會議
一、Zoom
Zoom是一款多人手機云視頻會議軟件，為用戶提供兼?zhèn)涓咔逡曨l會議與移動網(wǎng)絡(luò)會議功能的免費云視頻通話服務(wù)。用戶可通過手機、平板電腦、PC與工作伙伴進(jìn)行多人視頻及語音通話、屏幕分享、會議預(yù)約管理等商務(wù)溝通。
疫情期間政策：從2020年1月27日起，Zoom面向中國用戶的視頻會議服務(wù)將全部免費。
二、TalkLine
TalkLine是一款實時視頻互動交流軟件，全終端支持企業(yè)辦公、遠(yuǎn)程招聘、企業(yè)培訓(xùn)、在線教育、遠(yuǎn)程會診、視頻客服等多種場景，提供清晰流暢穩(wěn)定的音視頻體驗。
疫情期間政策：TalkLine為所有用戶提供遠(yuǎn)程辦公支持，贈送5000分鐘會議時長。
三、小魚易連
小魚易連是一款企業(yè)辦公軟件，提供電話會議，云端協(xié)助、硬件視頻會議、企業(yè)級直播等解決方案，服務(wù)于提供視頻會議、遠(yuǎn)程教育、遠(yuǎn)程醫(yī)療、遠(yuǎn)程金融及遠(yuǎn)程政務(wù)等領(lǐng)域。
疫情期間政策：2020年1月26日起至疫情結(jié)束，向全國政府機關(guān)、醫(yī)療機構(gòu)、教育機構(gòu)、企業(yè)單位免費提供100方云視頻會議，保障政府機關(guān)疫情指揮、醫(yī)療機構(gòu)遠(yuǎn)程會診、教育機構(gòu)線上授課、企業(yè)單位在家辦公。
四、科天云
科天云由TCL和思科共同創(chuàng)立，是一個主營企業(yè)溝通協(xié)作解決方案的云平臺，提供高清視頻通訊協(xié)作服務(wù)。
疫情期間政策：科天云會議面向所有用戶免費開放，幫助企業(yè)遠(yuǎn)程辦公，幫助學(xué)校復(fù)課云中課堂，幫助醫(yī)療機構(gòu)遠(yuǎn)程會診。
五、全時云會議
全時云會議是全時云商務(wù)服務(wù)股份有限公司基于云計算架構(gòu)開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)視頻會議產(chǎn)品。全時提供的服務(wù)業(yè)務(wù)涵蓋電話會議、視頻會議、日歷工具、企業(yè)云盤等通用解決方案，以及遠(yuǎn)程醫(yī)療、智慧工地、遠(yuǎn)程教育、遠(yuǎn)程維修等多種行業(yè)數(shù)字化解決方案。
全時在全球六大洲超過30座城市均有智能專線MPLS的POP點部署，能夠充分支持客戶的全球業(yè)務(wù)需求。迄今為止，全時已獲得超過350家全球五百強企業(yè)的青睞，來自2萬家企業(yè)客戶的600萬用戶都在使用全時的產(chǎn)品和服務(wù)。
疫情期間政策：從2020年1月26日起直至疫情結(jié)束，全時云會議免費使用。
文檔協(xié)作
一、石墨文檔
石墨文檔是一款支持云端實時協(xié)作的企業(yè)辦公服務(wù)軟件，支持多人同時對文檔編輯和評論，多端實時更新，具有協(xié)作撰稿、方案討論、會議記錄和資料共享等功能。
疫情期間政策：石墨文檔針對在家辦公場景推出了“遠(yuǎn)程辦公”產(chǎn)品新版本，并搭建了企業(yè)遠(yuǎn)程辦公解決方案，幫助企業(yè)組織高效協(xié)同運轉(zhuǎn)。疫情期間，石墨文檔個人版賬戶將會自動升級為遠(yuǎn)程辦公版，用戶可免費使用。
二、騰訊文檔
騰訊文檔是一款可多人協(xié)作的在線文檔。支持Word、Excel和PPT類型，打開網(wǎng)頁就能查看和編輯，云端實時保存;可多人實時編輯文檔，權(quán)限安全可控。
疫情期間政策：2020年1月27日，騰訊官方宣布，騰訊文檔結(jié)合目前疫情防控的社會需求，在春節(jié)期間緊急進(jìn)行以下幾項針對性升級：
1、上線6類疫情統(tǒng)計模板;
2、免費開放會員服務(wù)，同時在線編輯人數(shù)提升至200人;
3、支持遠(yuǎn)程協(xié)同辦公。
其中，六類疫情登記統(tǒng)計模板包括：春節(jié)假期員工健康信息報備表、春節(jié)假期學(xué)生健康信息報備表、武漢返鄉(xiāng)人員統(tǒng)計表、學(xué)生每日健康信息上報、2020春節(jié)返工時間統(tǒng)計、員工健康信息收集表。
同時，騰訊文檔將同時在線編輯的人數(shù)上限，從20人提高到200人，方便更多人發(fā)布疫情相關(guān)的緊急信息。另外，騰訊還為需要用到更多會員功能的組織，開放了免費會員的申請通道，填寫申請即可。
三、印象筆記
印象筆記是一款支持多終端同步的云筆記軟件，用戶可以在多種設(shè)備和平臺間無縫同步每天的見聞、思考與靈感，一站式完成信息的收集備份、永久保存和高效整理，提升工作、學(xué)習(xí)、生活效率。應(yīng)用場景包括：記錄會議記錄、管理名片、制作購物清單、計劃一段旅行、策劃和管理項目、記錄課堂筆記等。
四、WPS＋云辦公
WPS＋云辦公是金山辦公面向企業(yè)客戶推出的高效、安全的云辦公解決方案，不僅提供全平臺WPS Office產(chǎn)品，還有文檔云存儲、在線協(xié)作文檔、企業(yè)管理后臺、文檔安全服務(wù)以及周邊辦公應(yīng)用;滿足企業(yè)文檔集中管理、團(tuán)隊高效協(xié)同、數(shù)據(jù)安全管控、隨時隨地移動辦公的訴求。
疫情期間政策：WPS＋為企業(yè)用戶免費提供遠(yuǎn)程辦公、會議等服務(wù)。從2020年1月31日起至5月1日，凡3人及以上協(xié)作辦公的，可免費獲得WPS＋協(xié)作版高級權(quán)益。
五、Tower
Tower是一款團(tuán)隊協(xié)作軟件，支持多設(shè)備查看文檔，可以自由創(chuàng)建團(tuán)隊，分享項目及文檔，有在線討論，文件共享，日程安排等多個功能。
疫情期間政策：自2020年1月18日起至3月1日，Tower的高級版和專業(yè)版功能，對全社會免費開放，所有新注冊團(tuán)隊均可免費使用。對于已經(jīng)在使用Tower的醫(yī)療團(tuán)隊免費將續(xù)費期限推遲到5月1日。
六、TeamViewer
TeamViewer是一款遠(yuǎn)程桌面工具，提供工業(yè)級遠(yuǎn)程控制、桌面共享、在線會議、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、惡意軟件保護(hù)，以及計算機之間安全的文件傳輸?shù)裙δ堋?/p>
疫情期間政策：1月28日，TeamViewer發(fā)布消息稱，將提供免費的遠(yuǎn)程辦公方案，讓需要在非常時期堅守崗位的人更安全地完成工作。
七、聯(lián)想企業(yè)網(wǎng)盤
聯(lián)想企業(yè)網(wǎng)盤是聯(lián)想集團(tuán)下聯(lián)想云存儲的一個企業(yè)級網(wǎng)盤產(chǎn)品，針對企業(yè)網(wǎng)絡(luò)文件存儲和管理需求的解決方案，提供安全可靠的在線企業(yè)文件管理，提高企業(yè)辦公效率。
疫情期間政策：從2020年1月31日至7月31日，向湖北省國家機構(gòu)組織及事業(yè)單位、學(xué)校(普教、高教)、醫(yī)院及醫(yī)療機構(gòu)提供公有網(wǎng)盤協(xié)作版全功能免費服務(wù)。
八、Zoho
Zoho為提供企業(yè)運行和管理的一站式云平臺，已陸續(xù)推出40多款在線SaaS軟件產(chǎn)品，包括CRM、在線Office、郵箱、項目管理、團(tuán)隊協(xié)作、人事管理、財務(wù)管理、BI商業(yè)智能、應(yīng)用開發(fā)平臺等。
疫情期間政策：免費開放8款在線協(xié)同工作軟件，包括：網(wǎng)絡(luò)會議、遠(yuǎn)程支持軟件、企業(yè)郵箱、企業(yè)網(wǎng)盤、在線Office套件、在線聊天工具。
九、有道云筆記
有道云筆記是網(wǎng)易旗下的有道推出的個人與團(tuán)隊的線上資料庫。主要功能特色包括：紛繁筆記輕松管理、文件同步自動完成、路上創(chuàng)意隨手記錄、精彩網(wǎng)頁一鍵保存、增量式同步技術(shù)、手機端富文本編輯、白板拍照智能優(yōu)化、手寫輸入、涂鴉等。
十、為知筆記
為知筆記不僅是一款記錄生活、工作和學(xué)習(xí)的云服務(wù)筆記軟件，也是一款可以共享資料、基于資料進(jìn)行溝通的協(xié)作工具。用戶可以隨時隨地記錄和查看有價值的信息，所有數(shù)據(jù)在電腦、手機、平板、網(wǎng)頁可通過同步保持一致。
希望以上這些工具可以給受到疫情影響而選擇遠(yuǎn)程辦公的企業(yè)提供幫助，使其能夠以高效、安全的方式持續(xù)運作。
本文章選自《數(shù)字化轉(zhuǎn)型方略》雜志，閱讀更多雜志內(nèi)容，請掃描下方二維碼
