本地＋云端多場景無紙化電子簽署系統(tǒng)——青島啤酒
案例基本內(nèi)容和執(zhí)行情況
青島啤酒在全國擁有60家啤酒生產(chǎn)工廠，每年對內(nèi)對外有約300多萬份業(yè)務(wù)文件需要簽署，且大量異地辦理，給管理帶來了巨大壓力其簽署過程的法律風(fēng)險問題、工作量大、低效問題、成本大量消耗問題都比較突出。
2020年，國家發(fā)改委等13部門發(fā)布《關(guān)于支持新業(yè)態(tài)新模式健康發(fā)展激活消費(fèi)市場帶動擴(kuò)大就業(yè)的意見》指出：鼓勵發(fā)展便捷化線上辦公，推動完善電子合同、電子發(fā)票、電子印章、電子簽名、電子認(rèn)證等數(shù)字應(yīng)用的基礎(chǔ)設(shè)施，為在線辦公提供有效支撐。青島啤酒快速響應(yīng)國家政策，按戰(zhàn)略規(guī)劃推行電子簽署。
自2020年開始，青島啤酒以經(jīng)銷合同為試點(diǎn)，到供應(yīng)商及合作方業(yè)務(wù)，最后再到內(nèi)部管理，先后用了3年左右時間，實(shí)現(xiàn)了大部分可無紙化簽署場景，并在確保簽署文件不離開青啤局域網(wǎng)的前提下，對所有簽署業(yè)務(wù)形成有效證據(jù)鏈、證據(jù)點(diǎn)，保證法律的安全性。
除用于合同簽署外，青島啤酒的電子簽章還大量應(yīng)用在了公司內(nèi)外達(dá)20多種業(yè)務(wù)場景，主要包括：經(jīng)銷合同、財務(wù)確認(rèn)函、物流回單、扣款／轉(zhuǎn)款／退款協(xié)議、競價確認(rèn)、采購合同、合作方合同、勞動合同及員工多種確認(rèn)類文件。
有效規(guī)避了線下郵寄、面簽、拍照取證等繁瑣、高耗時、高成本、低效率的操作過程，實(shí)現(xiàn)了全過程在有效法律存證的基礎(chǔ)上的一鍵送達(dá)、一鍵簽署、多方共享的效果，真正做到了無紙化辦公，為企業(yè)降本增效的同時，更有效地保護(hù)了簽署雙方的合法權(quán)益不受侵害。
安全保障是關(guān)鍵 數(shù)字化技術(shù)為多場景無紙化辦公保駕護(hù)航
電子簽署系統(tǒng)基于公司業(yè)務(wù)管理需要，對相關(guān)業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)、流程、系統(tǒng)功能等進(jìn)行重構(gòu)或改革，提供對內(nèi)對外和青啤有關(guān)業(yè)務(wù)的單位及個人使用，涉及銷售、生產(chǎn)制造、物流運(yùn)輸、軟件服務(wù)、廣告?zhèn)髅降榷鄠�領(lǐng)域。電子簽章是企業(yè)或組織進(jìn)行正常商務(wù)運(yùn)作和管理不可或缺的資源，在運(yùn)行過程中，信息的安全性是重中之重。
在系統(tǒng)部署上，為了最大限度保障企業(yè)核心機(jī)密文件不外泄，硬件環(huán)境采用了本地部署＋云端服務(wù)的方式。內(nèi)網(wǎng)電子簽名的SDK前置系統(tǒng)，使用多臺負(fù)載的方式支撐前端應(yīng)用，負(fù)載的實(shí)現(xiàn)采用F5負(fù)載均衡方式。網(wǎng)絡(luò)上通過DMZ隔離區(qū)方式與電子簽名云端系統(tǒng)和經(jīng)銷商門戶交互。為了保障系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行，電子簽署業(yè)務(wù)中體平臺在架構(gòu)安全、數(shù)據(jù)安全、接入安全、應(yīng)用安全層面也采取了必要的安全保障機(jī)制。
案例主要經(jīng)濟(jì)成效和社會成效分析
據(jù)不完全統(tǒng)計，電子簽署作為數(shù)字時代的基礎(chǔ)設(shè)施，在降本增效，推廣無紙化辦公方面發(fā)揮了顯著價值。電子簽署的應(yīng)用，每年可以節(jié)省紙張使用2397萬張，相當(dāng)于每年少砍樹木 1598棵樹，保護(hù)了958噸清水資源，各類費(fèi)用節(jié)省7315.8萬元，尤其是相關(guān)業(yè)務(wù)場景效率提升基本都在5-10倍以上。
青島啤酒電子簽署的應(yīng)用，不僅實(shí)現(xiàn)了內(nèi)外部、多種業(yè)務(wù)場景的無紙化、數(shù)字化運(yùn)行，有效地減少了紙質(zhì)合同簽署等業(yè)務(wù)所需要的時間和精力，也實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的辦公模式，有利于企業(yè)和組織之間的遠(yuǎn)程合作。
本文選自數(shù)據(jù)要素價值創(chuàng)新示范案例集（2023年度）